Encuesta de Empleados: cómo es el proceso. 

Las encuestas de satisfacción de los empleados son una herramienta habitual de Recursos Humanos a nivel corporativo en las multinacionales. Se realizan de manera periódica cada dos años como regla general.

El proceso es liderado a nivel local por la Dirección de Recursos Humanos y conlleva una serie de tareas que probablemente no se conocen y requieren de altas capacidades de organización, comunicación, empatía y de una buena estrategia, además de muchas horas de trabajo:

  • Preparar los datos para la central, agrupando a los empleados por departamentos y en grupos de no menos de 7 personas para mantener la confidencialidad del resultado.
  • Explicar a los empleados el contenido de la encuesta y las fechas para cumplimentarla.
  • Monitorizar el progreso del número de respuestas durante el tiempo en que está activa.
  • Animar a los empleados a participar, siendo bastante habitual que te pongan a tí mismo un objetivo sobre el nivel de participación.
  • Recibir los resultados una vez han sido procesados por la compañía externa que tu grupo ha contratado a tal fin.
  • Presentar ante toda la compañía los resultados, empezando por el Comité de Dirección.
  • Diseñar un plan de acción de mejora de los resultados de cara a los próximos dos/tres años.
  • Hacer seguimiento y reportar el avance de dicho plan de acción.

¿Cuáles son los problemas que se encuentra Recursos Humanos?

Según mi experiencia, dos grandes problemas que se retroalimentar el uno al otro en cada ciclo bianual de la encuesta:

  • El primer obstáculo es motivar a tus compañeros para que contesten a la encuesta. Si es la primera vez que la encuesta de empleados llega a la empresa, suele ser común que estén todos con una alta motivación y muchas expectativas ante la novedad. “Me preguntan mi opinión y eso, la primera vez, me parece muy interesante”.
  • El gran obstáculo es cómo gestionar los resultados y hacer un plan de acción con el que los empleados sientan que su opinión ha servido para algo y que se sientan escuchados y cuidados.

Si el segundo obstáculo no se supera con una buena comunicación y un  buen plan de acción que se vaya implantando en la compañía, a la siguiente encuesta de empleados te puedes encontrar con que tus compañeros ya no quieren dar su opinión y es cuando empieza el círculo vicioso.

“Total, para qué voy a opinar si luego no me comunican los resultados”

“Esto no sirve de nada. Nunca pasa nada ni nadie hace nada por cambiarlo”

¿Y cuáles son las claves que a mí me han funcionado para sacar un resultado positivo de este proceso?

En la fase previa a la encuesta y durante su realización:

  • Crear un ambiente de confianza entre los empleados.
  • Asegurar la confidencialidad de las respuestas.
  • Dotar a los empleados de un espacio y un tiempo disponibles para responder a la encuesta en una sala de reuniones tranquilamente.

En la fase posterior:

  • Ir un paso más allá de los resultados numéricos y de la típica reunión de explicación de los mismos.
  • Y la más importante

Escuchar a los empleados e implicarles en los planes de acción y asignar responsables del seguimiento de las acciones de mejora dentro del Comité de Dirección, no sólo en Recursos Humanos.

Mis errores y mis aciertos

En las primeras encuestas de empleados durante mi etapa como Directora de Recursos Humanos, analizaba los resultados que posteriormente presentaba en toda la organización y hacíamos el plan de acción en el Comité de Dirección. Eso no funcionó al 100% y a veces sentía que el peso recaía en mi función en exclusividad.

Al fin y al cabo, eso de las encuestas de empleados es una cosa de Recursos Humanos, ¿no?

Pues no…

Como la experiencia es un grado, busqué herramientas que me ayudasen a ir un paso más allá para averiguar lo que realmente había que cambiar para que la satisfacción de los empleados fuese mayor. ¿Qué era lo que necesitaban realmente?

Y así es como me Certifiqué en Lego Serious Play, una herramienta que es fantástica para explorar problemas complejos, dónde sea importante escuchar a todos los participantes de una reunión o en un proyecto. En este caso, ver más allá del resultado numérico de la encuesta y averiguar aquello que realmente está provocando un malestar:

  • ¿Cómo es tu empresa ideal?
  • ¿Qué necesita un empleado para estar satisfecho?
  • ¿Qué tenemos que cambiar para que tú seas ese empleado?
  • ¿Qué puedes hacer tú para contribuir en esta mejora?

Y ésta fue la base de un gran proyecto de mejora de la comunicación y colaboración entre departamentos que abarcó acciones de coaching de equipos y formaciones a lo largo de toda la organización que nos llevó a mejorar en 16 puntos el resultado de la encuesta de empleados en el área de colaboración inter-departamental.

Claves para que la Encuesta de Empleados sea una herramienta positiva:

Escuchar primero a los empleados, para entender lo que necesitan e implicarles en la búsqueda de soluciones, para poner en marcha planes de acción, implicando a todos los miembros del Comité de Dirección.

Esa es mi experiencia y mi aprendizaje.